効率的な社労士業務に向けたkintoneの活用法
1.はじめに
社会保険労務士事務所では、様々な業務がありますが、これらの効率化は事務所の収益性と直結します。本稿では、kintoneを使って業務効率化を図った事例を紹介し、どのように社労士事務所の業務に役立てられるかを探ります。
2.kintoneとは何か？
kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するビジネスアプリケーションプラットフォームです。カスタマイズ可能なアプリを通じて、業務の効率化、可視化、そしてチームワークの促進を図ることができます。その柔軟性と使いやすさが、多くの企業に選ばれる理由です。
3.社労士事務所でのkintone活用方法
辻野社会保険労務士事務所では、顧客管理、日報・月報、給与計算業務などにkintoneを活用し、業務の可視化と効率化を実現しています。また、東京山の手社会保険労務士法人では、通知機能によるプロセス管理を強化し、業務の品質向上を図っています。社会保険労務士法人めぐみ事務所では、属人化からの脱却と情報共有の強化を目指し、様々なアプリを構築しています。
4.kintoneの基本機能
kintoneの基本機能には、カスタマイズ可能なデータベース、ワークフロー管理、リアルタイムの通知、レポート生成などがあります。これらを駆使することで、社労士事務所の業務はよりスムーズかつ効率的になります。
5. 社労士業務におけるkintoneの具体的な利用事例
社労士の仕事は、多岐にわたります。その中で、kintoneはどう役立つのでしょうか。以下の実例を見てみましょう。
辻野社労士事務所のケース
辻野社労士事務所では、顧客管理を中心とした案件、日報・月報、給与計算業務・業務効率の分析などをkintoneを使って行なっています。
以前は、各担当者に割り当てられた業務の進捗や顧問先ごとの作業実績がブラックボックス化していましたが、kintoneを導入することで、誰がどんな業務をどれくらい抱えているかが把握できるようになったと共に、どの顧客にどの程度のリソースを割いているか可視化されました。kintone導入により、業務効率化・収益性の向上を実現しています。（参考資料はこちら）
山手社会保険労務士法人の事例
山手社会保険労務士法人では、新規商談メモ、取引先管理、雇用契約書管理、助成金管理、給与計算管理などの利用用途でkintoneを利用しています。
以前は、長期間に渡る業務をエクセルとカレンダーで管理していましたが、管理に手間がかかるとともに、ミスも生じていました。しかしkintoneを導入することで、顧問先の人事情報管理、手続きサポートのプロセス管理などができるようになり、業務DXを成功させています。（参考資料はこちら）
社会保険労務士法人めぐみ事務所の活用
社会保険労務士法人めぐみ事務所では、kintoneをカスタマイズしあらゆる業務の効率化を図っています。
一例として、業務プロセスをkintoneで管理することで、担当者の業務負担、各案件の担当者や進捗状況、業務の達成率や、全体の進捗を可視化できるようになりました。進捗管理のみならず、業務のボトルネックも把握できるようになり、業務の偏りなどが可視化されることで、チーム内の協力体制が強化されました。結果、属人化しにくい体制づくりに成功しました。（参考資料はこちら）
6. kintoneの導入手順と注意点
kintoneを導入するには、以下の手順があります。
- 目的の明確化: 何のためにkintoneを使うのか、明確にしましょう。
- アカウントの設定: 公式サイトからアカウントを作成します。
- データの準備: 顧客データなどを整理し、準備します。
- カスタマイズ: 業務に合わせてkintoneをカスタマイズします。
- スタッフへの教育: スタッフに使い方を教え、練習させましょう。
注意点としては、次の点が挙げられます。
- セキュリティ: 大切な顧客情報を扱うため、セキュリティ設定に注意しましょう。
- バックアップ: データのバックアップを定期的にとりましょう。
- 過度なカスタマイズ: 必要以上に複雑にしないようにしましょう。
7. まとめ
kintoneは、社労士業務を効率化する強力なツールです。具体的な利用事例を見ても、その効果は明らかです。導入手順と注意点を守れば、より効果的に活用できるでしょう。このツールを用いて、業務の質と効率を向上させることが可能です。
AIが商談をアシスト！商談記録もkintoneに自動報告
「フロントエージェント®」
業界初！その会社のベテランのノウハウで作られたAIコーチが個別に会話業務をリアルタイムアシスト。導入2か月で売上20%アップ!
