営業日報の目的と、効率的な運用アイデア

投稿者: UmeeTechnologies Inc.

営業職を始めてほぼ必須となる業務の1つ、営業日報です。

この記事では、「1日の業務を報告してくれればいいよ」と言われたけど、何を書いた方がいいのか知りたい！という方に営業日報のポイントをお伝えします。

営業日報とは

営業日報は、日々の営業活動を報告する書類のことで、記録を主な目的としていましたが、現在ではチーム活動を効率的に達成する手段として多くの企業でで利用されています。

日報作成スキルによって効率が左右するため、日報作成のトレーニングを行ったり、テンプレートによって目的達成への工夫が行われています。

営業日報の目的は以下の4点です。

①記録、②進捗共有、③レビューと発見（課題の抽出）、④個人の成長と業績の向上

記録と気づきをチームメンバと共有することにより個人の成長だけでなく、チーム全体の成長に繋がります。

5W1Hや5W2Hの要素が重要です。

いつ(when)、どこで(where)、誰が(who)、何のために(why)、どのように(how)、いくらで（how much)に基づき記述すると事実ベースで誤解がうまれにくくなり、必須の内容といえます。

レポート本文の流れは　結論⇒理由の順で記述するとよいでしょう。

5W1Hの視点はお忘れなく。

また、結論から話す方法論としてPREP法（プレップ法）という手法があり、以下の流れを意識して記述するとマネージャーが読みやすい日報になります。

また、日報作成にかかった時間を分単位で記録すると、時短へのモチベーションなど、気づきが得られやすくなるのでおすすめです！

案件に応じて次の行動を決定しますが、共有することで最良の行動を選択することができます。

行動は、次の4つです。

上記①の事実に基づき課題の抽出を行います。失注、トラブルなど抽出が難し場合もありますが、新人にありがちな不安などをシェアすることで、チーム力で対応することが可能です。

マネージャ向け：現状分析の手法としてSWOT分析（SWOTは「強み（Strength）」「弱み（Weekness）」「機会（Opportunity）」「脅威（Threat）」の頭文字）を活用し、視覚化することで、課題の抽出が可能です。販売だけでなく、企業価値向上にもつながります。

定着しない心理的な理由は3点あります。

目的が分からないと手段の妥当性が分からず、営業日報に掲載する内容に過不足が発生します。

成果が出ているから日報を書かない部下を想像してください。チーム単位など組織としての目的意識に課題がある可能性があります。

記録と気づきをチームメンバと共有することにより個人の成長だけでなく、チーム全体の成長に繋がることを認識させてあげてください。売上などの成果だけでなく、お客様の声（VOC）がチーム・組織を強化する種となる認識と、それに基づくヒヤリングシートなどが有効です。

フィードバックがないと、目的を維持しづらく、定着の妨げになります。

マネージャーは内容のフィードバックとともに理由を添えると部下の成長の助けになり、部下は失敗の予防や成長を実感することで営業日報に価値を見出します。

マネージャは顧客との接点を設計する意識でテンプレートを構築しましょう。

入力性と重要事項のバランスを見極めることが重要です。

営業日報は事業の成長にも価値がある大事な業務です。

しかし、一方で運用を誤ると文字数ばかりが多くて活用できない無駄なものになってしまいます。

営業日報について正しく理解して、積極的に営業活動を進めていきましょう。